テレワーク成功の秘訣、まずはペーパーレスから。
テレワーク導入したいならまずはペーパーレスから。
LLMPは2019年8月から実質的なオフィスを持たない会社へと生まれ変わったと前回の記事で書いたのですが、実際に漠然とそんな形で営業したいと思い始めて実行に移すまでにかかった期間はだいたい1年半くらいだったかもしれません。準備に取り掛かって行動に移してから、完全にオフィスから撤退したのには１０ヶ月程度かかったような気がします。
最初は単に思い浮かべていただけなので、本当にできるのかどうかということまで真剣に考えていたわけではないのですが、あることがきっかけで導入せざるを得なくなり、思い切って・・・というのが実情でした。
具体的には、当時の主要スタッフのお子さんがアレルギーや喘息を持っていて症状が酷くなり、保育園にも預けられなくなりそうで、命に関わることで “なるべくそばにいてあげたい” ので退職させて欲しいという申し出があったのがきっかけでした。
彼女に関してはリファランス採用（元スタッフからの紹介）ということもあり、業務に対する姿勢も真面目で信頼のおけるスタッフだったので、なんとか彼女が続けれられる方法はないのかと模索するところから始まりました。まずは、彼女からテレワークで働いてもらおう。そう、決断しました。
その時に、漠然と思い浮かべていただけの「オフィスをなくす」というアイデアが机上の空論だけで終わることなく、本当に実現できるかもしれないという目標に変わりました。
まず最初に取り掛かったのは業務のペーパーレス化でした。
脱・紙ベースのお仕事
何年か前に、LLMPにはシンガポールのアップルで働いていた事があるというスタッフがいたのですが、彼女がLLMPで仕事を始めた頃には未だに紙ベースで仕事をしているなんて信じられない・・・というリアクションでした。
当時の私はそりゃわかるけど、そんな事ができるのは世界的IT企業だからでしょ。と、思っていて、取引先とかさ、色々な兼ね合いでなかなか難しいのよ。と、今思えば言い訳のような気持ちで真剣にペーパーレス化に取り掛かろうという思いにまでは至っていませんでした。
LLMPはオンラインショップのみならず、卸売業もしていて商社さんとの取引もあるので、数年前にはペーパーレス化は難しいと思っていました。
商社さんとのやり取りは未だに受発注業務がFAXベースというところがほとんどで、FAXでしか受発注できません。
FAXでしか注文を受け付けません、FAXでしか発注できません、請求書は郵送で・・・というところが多いのです。そして、大きな企業になればなるほど、部署が分かれているせいか、業務が煩雑でやり取りに大変な思いをしていました。
ただ、相手があるから・・・というのも言い訳で、それも、どれだけ本気でペーパーレスにしたいかどうかという問題に過ぎません。要は本気度ですね。相手が変わらなければ、こちらが変われば良い。それだけ、今の世の中はペーパーレス化、リモートワーク化するためのツールは巷に揃っているのです。
で、実際にペーパーレス化にしてみて、どうなったかというと、なんでもっと早く導入しなかったのだろう。めちゃくちゃ業務が楽になるじゃん！という結果に至りました。
IT系の企業さんたちには何をいまさら・・・と思われてしまうかもしれませんが。
今では、その書類、本当にプリントアウトする必要あるの？という疑問を常に念頭に置いて仕事を進めています。
そう、実際には大企業だからそんな事ができるんじゃなくて、フットワークの軽い小規模企業だからすぐに導入・実行に移せるんですね。全ての裁量は私一人にあるので、いくつもの決裁とか取らなくてもいいんですもん。プレゼンとかして上司を説得しなくてもいいですもん。
規模が大きければ大きいほど、関わる人やシステムの構築の膨大さを考えたらすぐに変化できないジレンマがあるのも頷けます。トップにある程度のITリテラシーがあって、時代の変化と共に臨機応変に対応できる人がいないと、なかなか難しいですし、予算もかかります。
一方、小規模企業はやろうと思ったが吉日。すぐに行動に移すのみです。
ペーパーレス化で驚くほど業務が楽になる
紙ベースの業務って、ほんと、様々なリソースを無駄にする事が多いのは事実です。
まず、限りある資源である紙。それからそれを保管するためのスペース。それを管理するための時間。煩雑な業務を処理するためのスタッフ。
紙ベースで仕事を進めている以上、リモートワークを円滑に進めることは非常に難しいと思います。
そしてLLMPみたいに超小規模企業を運営していると、とにかくありとあらゆる業務を自分自身でこなさなくてはいけないのですが、その中でも一番大変なのがスタッフの管理です。
採用も年々厳しくなっている今だからこそ、ITツールを取り入れてペーパーレス化、業務の簡略化をし、少しでも人員を減らす事ができれば、企業としての体力も保たれやすくなるし、フットワークも軽くなります。
少ないスタッフでも大切に育てて、大切に扱って、一緒に歩みを進めていく事に全力投球する。スタッフが多くなれば多くなるほど、同じベクトルを向いて頑張ろうとするのには何十倍もの労力がかかりますし、下手したらそれだけで自分の時間が終わってしまいます・・・
最小限の力で最大限の結果を。目標としているところです。
LLMPもまだまだ紙ベースに頼るところもあり（決算業務など）、発展途上ではありますが、それでもできる限り業務のペーパーレス化、簡略化を目指して、日々、様々なツールの使い方などを勉強してそれらを駆使して業務が円滑に進むように、社内マニュアルを確率していくことにとても時間を割いています。
お取り引き様にやお客様にはまだまだご不便をおかけする事が多いのですが、細々とでも少しずつ進歩していきたいと思っています。
また、ペーパーレス化するということは、パソコン内でのデータが増えていくことになるので、そこにどこからでもアクセスできること、そして、そのデータがすぐに探せるようにフォルダやファイル名などの付け方を工夫し、統一することは必須だと思います。
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